Taklimat boleh ditakrifkan sebagai penerangan ringkas tentang sesuatu yang dihasilkan atau sesuatu yang berlaku. Lebih jelas lagi, taklimat dikatakan sebagai ucapan untuk memaklumkan dan disampaikan sama ada secara komunikasi dua hala dalam situasi formal atau kombinasi formal dan tidak formal. Dalam taklimat ada sesi soaljawab antara komunikator (perucap) dengan khalayak (hadirin).
PENYEDIAAN TAKLIMAT
Taklimat memerlukan persedian yang rapi dengan mempertimbangkan beberapa faktor semasa menyediakannya.
1.Pertimbangan Khalayak/Hadirin
Penentuan siapakah khalayak yang boleh membantu untuk menentukan jenis taklimat yang mereka perlukan. Penentuan taraf khalayak dapat menjelaskan bahasa, suasana dan kandungan taklimat. Menentukan bilangan khalayak yang boleh membantu dalam penyedian nota, tempat, jamuan dan lain-lain lagi.2.Pertimbangan Suasana
Suasana dikatakan formal apabila khalayak terdiri daripada orang kenamaan, pegawai kerajaan/swasta dan pelawat luar Negara dan ada D.Y.T.M Tengku Mahkota atau Raja Muda. Suasana dianggap kombinasi formal dan tidak formal jika khalayaknya terdiri daripada ibubapa, murid, belia, penduduk kampung, buruh, petani dan sebagainya. Lazimnya suasana formal memerlukan teks taklimat yang kompleks manakala teks taklimat bagi suasana kombinasi formal dan tidak formal adalah ringkas dan mudah.3.Taraf Khalayak
Penyampai taklimat perlu mengetahui taraf khalayaknya. Pengetahuan ini dapat menolong komunikator dalam menyediakan sapaan atau salutasi.Taklimat satu taraf khalayak
§ Tajuk
§ Salam, sapaan biasa atau salutasi berprotokol
§ Kata-kata aluan
§ Pengenalan diri /organisasi/ jawatan/ dan sedikit ringkasan taklimat.
§ Kandungan taklimat
§ Penutup
§ Sesi soal jawab
Taklimat dua taraf khalayak
- Tajuk
- Salam, salutasi berprotokol dan sapaan biasa
- Puji-pujian
- Ringkasan sembah taklimat
- Kandungan
- Sesi soal jawab
KANDUNAGAN TAKLIMAT
à Apa yang hendak dimaklumkan
• Taklimat begini mempunyai tujuan untuk memberitahu maklumat tentang pihak yang menyampaikan taklimat itu.
à Apa yang hadirin ingin tahu
• Taklimat jenis ini memerlukan penyedian yang teliti terlebih dahulu, seperti membuat penyelidikan, pengumpulan data dari soal selidik, atau temubual serta menyusunnya dengan baik.
GAYA BAHASA TAKLIMAT
Disampaikan dalam keadaan formal dan rasmi. Pemilihan atau penggunaan kata mestilah tepat supaya mudah difahami oleh pendengar. Susunan ayat lebih ringkas dan tidak meleret-leret. Sebutan, intonasi, dan gaya pengucapan yang betul akan dapat menarik minat pendengar.